Przykład 1 dla PIT-11

Pan Henryk Nowak będący podatnikiem, miał umowę o pracę w firmie "Przedsiębiorstwo wielobranżowe Roman Kowal" od początku lipca do końca roku (umowa podpisana została 1 czerwca, pracę rozpoczął 1 lipca). Ponieważ Pan Nowak pracował już wcześniej, posiada swój NIP za 2011 r., a w 2012 identyfikować go będzie PESEL. PIT-4R i PIT-11 musi zostać złożony za rok 2011 przez jego pracodawcę. W przypadku PIT-4R Musi to zrobić do końca stycznia 2012 roku, natomiast PIT-11 składa w urzędzie i wysyła podatnikowi do końca lutego 2012.

Jak uzupełnić PIT-11

Pierwsza pozycja przeznaczona jest na numer identyfikacji podatkowej (NIP) pracodawcy wypełniającego PIT-11. Wpisuje tam 123-456-789-00

Rozpoczynając własną działalność gospodarczą pracodawcy otrzymują NIP. Podatnicy, którzy od osób fizycznych odprowadzają swój podatek i samodzielnie obliczający na ten podatek zaliczki bądź opłacający go w zryczałtowanej formie muszą dokonać identyfikacyjnego zgłoszenia wraz z deklaracją danej zaliczki lub wpłaty zryczałtowanego podatku, nie później. Pan Kowal wpisuje zatem swój NIP, natomiast osoba fizyczna musi dokonać zgłoszenia aktualizacyjnego NIP rozpoczynając prowadzenie działalności.
Kolejne dwie pozycje (2 oraz 3) wypełniają urzędnicy – zwyczajnie je pomijamy.
W kolejnej pozycji - 4 -  jest miejsce na datę - rok, za który składa się PIT-11. 
Istotną dla pracodawcy datą w tym punkcie jest data, w której pracownik rozpoczął pracę (nie zaś ta, w której podpisał umowę). Należy pamiętać, że okres odprowadzania zaliczek przez pracodawcę zaczyna się w dniu nawiązania stosunku pracy, nie zaś w dwudziestym dniu miesiąca następnego, po miesiącu nawiązania tego stosunku. W związku z tym wykluczone jest, by data w podpunkcie 4 była późniejsza od daty pierwszej wypłaty.
Końcowy termin to data zakończenia stosunku pracy, a nie data wręczenia wypowiedzenia. Jeżeli w danym roku stosunek prawnym między stronami istniał choćby jeden dzień - PIT-11 za ten rok powinien być wystawiony.
Wpisać należy zatem: 2011

Pozycja numer 5 jest przeznaczona na adres urzędu skarbowego, do którego wysyłamy PIT-11. Adres ten musi być zgodny z miejscem zamieszkania podatnika, czyli w tym wypadku pracownika Pana Nowaka. W naszym przykładzie jednak adres zamieszkania Pana Nowaka znajduje się w tym samym rejonie, w którym mieści się jego zakład pracy – dzielą zatem ten sam urząd skarbowy. Podanie nazwy urzędu jest wystarczające, nie trzeba znać jego dokładnego adresu.
Tutaj wpiszemy: URZĄD SKARBOWY W WAŁBRZYCHU

W pozycji 6 określić należy jaki jest cel złożenia PIT-11. Ponieważ formularz składany jest za Pana Nowaka pierwszy raz w tym roku podatkowym, zakreślamy pole numer 1. Pole drugie przeznaczone jest dla formularzy składanych w celu poprawienia danych i korekty.
Dane pracodawcy będącego płatnikiem zamieszczamy w części B. Adres ten powinien być zgodny z danymi w NIP.
Siódma pozycja deklaracji przeznaczona jest do określenia statusu prawnego płatnika. Nr 1 zaznaczają podmioty niebędące osobami fizycznymi, pole drugie zaznacza osoba fizyczna. Pan Kowal zaznacza pole nr 2 ponieważ działalność gospodarczą prowadzi jako osoba fizyczna.
W polu numer 8 płatnik, który w tym wypadku nie jest osobą fizyczną podaje pełną nazwę oraz REGON, a w pozycji 9 - gdyby był osobą fizyczną, podaje imię i nazwisko wraz z datą urodzenia.
Wpisuje więc: KOWAL ROMAN, 06.06.1976r.

Pozycje 10-19 są przeznaczone na adres zamieszkania płatnika, osoby fizycznej. Należy pamiętać, by dane były zgodne z tym, który był zgłaszany w ewidencji podatnika NIP-1.

Pole nr 10; kraj: Rzeczpospolita Polska
Pole nr 11; województwo: Dolnośląskie
Pole nr 12; powiat: wałbrzyski
Pole nr 13; gmina: Wałbrzych
Pole nr 14; ulica: Wrocławska
Pole nr 15; numer domu: 23
Pole nr 16; numer lokalu: -
Pole nr 17; miejscowość: Wałbrzych
Pole nr 18; kod pocztowy: 58-301
Pole nr 19; poczta zgodna ze spisem Poczty Polskiej: Wałbrzych

W polu C podajemy dane podatnika.
W polu C.1 dane identyfikacyjne.

W pozycji 20 jest miejsce na NIP lub PESEL podatnika, a więc pracownika Nowaka. powinien identyfikować Nowaka na podstawie numeru PESEL, gdyż ten nie oświadczył jakoby był przedsiębiorcą lub podatnikiem VAT.

Uwaga

Identyfikacja powinna być zgodna ze stanem faktycznym. Zgodnie z art. 11 ust. 2 pkt 6 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. 2004, nr 269, poz. 2681) w sprawach dotyczących zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych podatnicy mają obowiązek podawać identyfikator podatkowy na żądanie płatników oraz inkasentów podatków i niepodatkowych należności budżetowych. Podatnik - pracownik - ma zatem obowiązek podać te dane na oświadczeniu lub ankiecie pracowniczej, na co zezwalają również przepisy prawa pracy. Art. 22(1) ust. 2 ustawy - kodeks pracy wskazuje, że pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania, niezależnie od danych osobowych, numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL). Podatnik lub płatnik, który wbrew obowiązkowi nie podaje numeru identyfikacji podatkowej lub podaje numer nieprawdziwy podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe. Podatnik, który podałby zatem numer PESEL, mimo prowadzenia działalności gospodarczej, podlega odpowiedzialności za podanie danych niezgodnych ze stanem faktycznym. To samo ma miejsce w przypadku nieaktualizowania danych.

Wpisuje tam 76060605098 - (prawdziwy numer PESEL pracownika).

W polach 21 – 34 wpisujemy dane podatnika:

Pole nr 21; nazwisko: Nowak

Pole nr 22; imię, pierwsze: Henryk
Pole nr 23; data urodzenia w formacie dd-mm-rrrr: 02-03-1985
Pole nr 24; kraj: Rzeczpospolita Polska
Pole nr 25; województwo: Dolnośląskie
Pole nr 26; powiat: wałbrzyski
Pole nr 27; gmina: Wałbrzych
Pole nr 28; ulica: Wrocławska
Pole nr 29; nr domu: 44
Pole nr 30; nr lokalu: 18
Pole nr 31; miejscowość: Wałbrzych
Pole nr 32; kod pocztowy: 58-301
Pole nr 33; poczta zgodna ze spisem Poczty Polskiej: Wałbrzych

D. tutaj powinna znaleźć się informacja na temat kosztów uzyskania przychodu ze stosunku służbowego, pracy, spółdzielczego stos. pracy i nakładczej pracy.
Łączny czas pracy Pana Nowaka wyniósł 6 miesięcy. Korzty uzyskania przychodu, jakie mu przysługują to 6x111,25zł.
Pan Nowak zatrudniony był tylko na jedną umowę o pracę, zatem jego pracodawca, w pozycji 35 odhacza pole 1.

E. Składki, zaliczki oraz dochody podatnika.
Roman Kowal wypełnia pola 35-39, jako że zatrudnienie Nowaka tyczy się jedynie stos. pracy. Pozycja 35 to miejsce na sumę przychodu wraz z podatkiem – z listy płac, bez żadnych potrąceń. Suma wypłacona za grudzień 2011 w styczniu 2012 przypada pod PIT-11 2012. Z kolei PIT-11 za rok 2011 obejmie okres od lipca po listopad. Wypełniając to pole pomijamy przychody, które zostały z podatku zwolnione, od których to zaniechano poboru podatku. Ponieważ Nowak udał się w delegację, przychody zwolnione przez to z podatku nie będą zaliczane do przychodów z pola nr 35.
Pole 36 to miejsce na koszty przychodu za określony rok podatkowy. Ponieważ Nowak pracował jedynie przez 6 miesięcy, w polu tym uwzględniamy koszty za 5 miesięcy, bo przychody są rozliczane jedynie za okres 5 miesięcy (grudzień w zakresie przychodów z 2011 przypada na PIT-11 za 2012 i koszty w PIT-11 rozlicza się w 2012 r.). Pracownik w deklaracji rocznej ujmuje natomiast koszty za miesiące pracy, a nie za miesiące wypłat. Stąd rozliczy on w PIT-37 za 2011 r. koszty za 6 miesięcy.
Pozycja 37 to zwyczajnie różnica przychodu i kosztów, czyli dochód. Należy tu wpisać kwotę po odjęciu pola 36 od 35.
W pozycji 38 zamieścić należy sumy zwolnione od podatku za pomocą umów o unikaniu podwójnego opodatkowania bądź określonych umów międzynarodowych.
UWAGA: pomimo diet i dochodów zwolnionych z opodatkowania, otrzymanych w trakcie delegacji, podatnik nie zamieszcza ich w tej pozycji. Wyłącznie te, które były zwolnione z opodatkowania w wyniku szczególnych umów międzynarodowych lub umów o unikaniu opodatkowania podwójnego.

Pozycja 39 przeznaczona jest na zaliczkę, którą pobrał płatnik w określonym roku podatkowym.
UWAGA: zaliczki za wynagrodzenie grudniowe, które wypłacone zostało po nowym roku nie ujmujemy.

75 pozycja to miejsce na potrącone przez płatnika składki ZUS. W miejscu tym należy wpisać jedynie składki, które zostały pobrane, nie naliczone. Składki grudniowe pobrane w styczniu przechodzą na PIT-11 w 2012.
77 pozycja jest miejscem na składki zdrowotne, które potrącił płatnik.
Jedynie składki naliczone, a nie pobrane wprowadzane są przez płatnika. Grudniowe, pobrane po nowym roku ujmowane są w PIT-11 za kolejny rok.
Kowal podaje nie całość składki, którą pobrał, a 7,75% jej podstawy (zamiast 9%).
Pola 76 i 78 są przeznaczone na składki pobierane za granicą – w tym wypadku pozostają puste.

F. Płatnik nie jest zobowiązany do wypełniania informacji na temat przychodów zwolnionych od podatku oraz o załączniku.
G. Miejsce na oświadczenie osoby obliczającej i pobierającej podatek.

Osoby prawne i jednostki, które osobowości prawnej nie mają, i które są inkasentami bądź płatnikami, zobowiązane są wyznaczyć osoby odpowiedzialne za pobieranie podatków, ich obliczanie a także termionwe ich wpłacanie właściwemu organowi. Zobowiązane są także do tego, by właściwym organom podatkowym zgłosić dane osobowe wyznaczonych do tych zadań jednostek. Zgłoszenie takie należy złożyć nie później, niż w terminie dokonania pierwszej wpłaty, natomiast w przypadku zmiany osoby wyznaczonej, w ciągu nie więcej niż dwóch tygodni od dnia wyznaczenia nowej osoby.
Informacja podpisywana jest przez płatnika, ewentualnie przez pełnomocnika (pełnomocnictwo kosztuje 17zł) lub inną osobę upoważnioną.
Pozycja 82 to miejsce na imię podpisującego PIT-11.
Pozycja 83 to miejsce na nazwisko podpisującego PIT-11.
Pozycja 84 podpisywana jest przez płatnika, bądź osobę upoważnioną, która tym samym oświadcza znajomość przepisów kodeksu karnego skarbowego o odpowiedzialności za uchybienia w obowiązkach płatnika.